KLAUZULA INFORMACYJNA dla oferentów
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: RODO).
Wskazanie Administratora
Administratorem danych osobowych zbieranych w celu wyłonienia dostawcy lub kontrahenta jest Kombinat Rolny Kietrz sp. z o.o. z siedzibą przy ulicy Zatorze 2, 48-130 Kietrz zwana dalej „Spółką”.
W niniejszej klauzuli informujemy o sposobach, w jakie dane osobowe są wykorzystywane, a także o prawach osób fizycznych związanych ze zbieraniem i wykorzystywaniem takich danych.
Jeśli macie Państwo jakiekolwiek pytania lub uwagi, prosimy o kontakt na adres e-mail: sekretariat@kombinatkietrz.pl.
Zakres informacji
W ramach postępowania związanego z wyłonieniem dostawcy (dalej „Postępowanie”) przetwarzamy dane:
a) osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, ubiegających się o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu;
b) pracowników, współpracowników, przedstawicieli, pełnomocników, podwykonawców lub reprezentantów podmiotów innych niż osoby fizyczne, ubiegających się o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu lub będących podwykonawcami takich podmiotów;
c) innych osób, których dane przetwarzamy w celach weryfikacji złożonych ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału w Postępowaniu; (łącznie „Państwo” lub „Oferenci”).
Zakres przetwarzanych danych osobowych
Kombinat Rolny Kietrz sp. z o.o. przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia Postępowania, w tym do oceny i wyboru składanych ofert, w szczególności: imię i nazwisko, nazwa (firma), skrócona nazwa (firma) i adres prowadzonej działalności gospodarczej, NIP, REGON, dane kontaktowe (numer telefonu, e-mail), dane osób kontaktowych, pozostałe dane zawarte w złożonej ofercie.
Cel i podstawy przetwarzania danych
Państwa dane osobowe będą przetwarzane w związku ze złożoną ofertą, a następnie w związku z ewentualnym zawarciem i realizacją umowy, zleceniem usług lub zamówieniem dostaw oraz ich realizacją.
Dane osobowe przetwarzamy tylko wtedy, gdy:
a) przetwarzanie jest niezbędne do wypełniania zobowiązań umownych wobec Państwa, jeżeli są lub będą Państwo stroną umowy zawartej ze Spółką (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
b) przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia czynności przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
c) przetwarzanie jest konieczne w celu wywiązania się z naszych obowiązków prawnych lub wprost nakazuje nam to przepis prawa (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – w zakresie danych osobowych zawartych w dokumentach podlegających archiwizacji na podstawie przepisów prawa;
d) przetwarzanie jest niezbędne dla realizacji uzasadnionych interesów Spółki lub strony trzeciej (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podczas przetwarzania danych osobowych na tej podstawie zawsze staramy się zachować równowagę między naszym uzasadnionym interesem a Państwa prywatnością.
Czas przetwarzania danych
Dane przetwarzane dla:
a) celów przeprowadzenia postępowania – przez czas jego trwania;
b) celów ustalania lub dochodzenia przez Spółkę roszczeń cywilnoprawnych w ramach prowadzonej działalności, a także obrony przed takimi roszczeniami – przez odpowiednie okresy przedawnienia takich roszczeń, tj. co do zasady nie dłużej niż przez 10 lat od zajścia zdarzenia skutkującego powstaniem roszczenia;
c) wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa, w szczególności ustawy o rachunkowości;
d) celów wywiązania się przez nas z ciążących na nas obowiązków prawnych związanych m.in. z obowiązkiem archiwizacji dokumentacji – przez czas wskazany przepisami prawa.
Podanie danych określonych powyżej jest dobrowolne, lecz niezbędne dla celów prowadzenia Postępowania oraz innych działań prowadzących do zawarcia umowy pomiędzy Oferentem a Spółką.
Konsekwencją niepodania danych jest brak możliwości uczestniczenia w Postępowaniu.
Dane zbierane z innych źródeł
Możemy pozyskiwać Państwa dane osobowe z publicznie dostępnych źródeł, takich jak rejestry przedsiębiorców CEIDG lub KRS w celu weryfikacji podanych przez Państwa informacji. Zakres przetwarzanych danych będzie w takim przypadku ograniczony do danych dostępnych publicznie w odpowiednich rejestrach.
Przekazywanie danych osobowych innym odbiorcom
Dane mogą być przekazywane odbiorcom takim jak podmioty przetwarzające dane osobowe na zlecenie Spółki:
a) osoby bądź podmioty świadczące usługi administrowania strony Internetowej, hostingu poczty elektronicznej, serwisowania systemu teleinformatycznego dla Spółki;
b) podmioty świadczące usługi archiwizacji dokumentów;
c) podmioty świadczące usługi przygotowywania oraz wysyłki korespondencji;
d) dostawcy usług kurierskich lub pocztowych;
e) podmioty świadczące usługi w zakresie weryfikacji ofert;
Tego typu podmioty nie decydują samodzielnie o tym, w jaki sposób przetwarzać Państwa dane osobowe. Przetwarzanie przez nie danych osobowych ma miejsce tylko w zakresie, w jakim jest to niezbędne dla prowadzenia działalności przez Spółkę i nie będzie wykraczać poza zakres celów wskazanych powyżej. Spółka ma kontrolę nad działaniem takich podmiotów za pomocą odpowiednich zapisów umownych chroniących Państwa prywatność.
Przysługujące Państwu prawa
Mają Państwo prawo dostępu do treści swoich danych osobowych, żądania ich sprostowania, usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia do innego administratora danych przetwarzanych na podstawie umowy w sposób zautomatyzowany. W zakresie, w jakim podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes, mają Państwo prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Powyższe uprawnienia można zrealizować przesyłając pisemne zgłoszenie na adres siedziby Kombinatu Rolnego Kietrz Sp. z o.o. lub za pośrednictwem email: sekretariat@kombinatkietrz.pl
W przypadku stwierdzenia, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, mają Państwo prawo do wniesienia skargi do organu nadzoru - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Warszawie.
Państwa dane nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy ani do organizacji międzynarodowych, jak również nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany.